LA PARTIDA DOBLE

La contabilización de los hechos contables se realiza basándose en el método de la Partida Doble, el cual puede enunciarse así: "todo hecho contable afecta como mínimo a dos partes o cuentas"

Esto significa que para anotar cualquier transacción, por lo menos, es necesario efectuar una doble anotación en dos partes contrapuestas (causa y efecto) que se utilizan en todo hecho contable

Por ejemplo, si una persona natural inicia un negocio cualquiera aportando $ 70.000.000, esta primera transacción que podremos llamar de Aportes de Capital dará lugar al siguiente registro contable en el Libro de Diario:

Fecha	Código	Nombre de la Cuenta			Debe	Haber
24/08/20xx		Caja			70.000.000
		Capital de Personas Naturales				70.000.000

Fecha	Código	Nombre de la Cuenta			Debe	Haber
25/08/20xx		Bancos			70.000.000
		Caja				70.000.000

Fecha	Código	Nombre de la Cuenta			Debe	Haber
01/09/20xx		De Mercancías			15.000.000
		Bancos				15.000.000

Fecha	Código	Nombre de la Cuenta			Debe	Haber
01/09/20xx		De Mercancías			15.000.000
		Proveedores				10.000.000
		Bancos				5.000 000

Aquí, se llama Caja al lugar, parte o cuenta donde se va a depositar momentáneamente el dinero recibido, mientras que se llama Capital de personas naturales al lugar, parte o cuenta que entrega la suma de dinero aportada, quedando el negocio con la obligación de responderle a la persona aportante por tal suma de dinero para cuando la quiera retirar.

Como puede verse, el método de la Partida doble se basa en los siguientes principios:

• En todo hecho contable o transacción, siempre hay un deudor o varios deudores, por el valor de la operación y, un acreedor o varios acreedores por el mismo importe.
• En la contabilización de toda transacción, el deudor es el elemento que recibe y, acreedor es aquel otro elemento que entrega.

Ahora, para ser más didácticos, podemos adoptar la analogía existente entre el esquema del manejo de una cuenta y la letra T del alfabeto:

NOTA: Observe Usted como aquí se ha considerado más conveniente anotar los movimientos y el saldo de la cuenta en la parte superior de la T, En el modo clásico y muy del criterio personal de los contadores, los movimientos (débito y crédito) y, consecuentemente el saldo (débito o crédito), son anotados en la parte inferior de la T. La conveniencia pues, radica en el permanente despliegue de estos valores muy cercanos al encabezamiento de la T.

Las partes de una cuenta son:

• el Nombre de la cuenta, el cual se anota en el encabezamiento de la T.
• el Nombre de las columnas de la T. En la parte superior de la columna izquierda, se anota la palabra DEBE y en la de la columna derecha se anota la palabra HABER, respectivamente. La cuenta se divide en 2 partes; una de ellas, se destina a recoger los aumentos de valor (si es cuenta de Activo, Gasto o Costo, nos estamos refiriendo a columna de la izquierda) y la otra, recoge las disminuciones de valor (si es cuenta de Activo, Gasto o Costo, nos referimos a la columna de la derecha).
• los registros que se hagan en la columna del DEBE, son llamados DEBITO o CARGO, mientras que los registros en la columna del HABER, se llaman CREDITO o ABONO.
• la suma de los valores registrados en el DEBE de una cuenta se denomina MOVIMIENTO DEBITO, mientras que la suma de los valores registrados en el HABER se llama MOVIMIENTO CREDITO.
• la diferencia entre el movimiento debito y el movimiento crédito se llama SALDO DE LA CUENTA. Una cuenta tendrá SALDO DEBITO cuando el movimiento debito sea mayor que el movimiento crédito y, en contrario, una cuenta tendrá SALDO CREDITO cuando el movimiento crédito sea mayor que el movimiento debito.

Ahora observando el registro del mismo ejemplo en cuentas T, encontraremos que también se cumple la norma de la partida doble; la cual se refiere a que un asiento afecta a dos cuentas como mínimo, esto es:

Sea otro ejemplo. Supongamos que al día siguiente, como una medida de control, la empresa decida consignar el dinero recibido en una cuenta de ahorros o una cuenta corriente en un banco. En este caso podremos llamar a esta segunda transacción como Consignación en entidades financieras, la cual dará lugar al siguiente registro en libros:

En este caso, llamamos Banco al lugar, parte o cuenta donde se van a guardar los dineros recibidos, mientras que la parte o cuenta que entrega el dinero es la que anteriormente habíamos denominado como Caja. Es por eso que ahora, el registro en Banco es un débito mientras que el registro en Caja es un crédito.

Volvamos a observar esto mismo con ayuda de las cuentas T. En este caso, identificamos el asiento anotándole un paréntesis con el número de la transacción, esto es (2):

Observamos ahora que como resultado de las dos transacciones, el lugar, parte o cuenta que hemos llamamos Caja, contiene dos registros correspondientes a un igual número de transacciones en que ha participado. En este último registro (identificado con el número 2 entre paréntesis), vemos que también se cumple la norma de la partida doble.

EL PLAN UNICO DE CUENTAS

Un Plan Único de Cuentas es el listado de cuentas adoptado por una empresa con su respectiva descripción y los procedimientos para su aplicación contable.

Un Plan de Cuentas esta estructurado sobre la base de una codificación que comprende niveles o categorías de clasificación, así:

Primer digito: CLASE

Segundo digito: GRUPO

Tercer y cuarto digito: CUENTA

Quinto y sexto digito: SUBCUENTA

Séptimo y octavo digito: AUXILIAR

Según el Decreto 2894 de 1994, el Ministerio de Hacienda determino el Catalogo de Cuentas Contables que debe usarse en el territorio colombiano, agrupándolas del siguiente modo:

• 1- ACTIVOS
• 2- PASIVOS
• 3- PATRIMONIO
• 4- INGRESOS
• 5- GASTOS
• 6- COSTOS DE VENTAS
• 7- COSTOS DE PRODUCCION
• 8- CUENTAS DE ORDEN

LOS ASIENTOS CONTABLES

Un asiento contable es el registro de las operaciones mercantiles, tomando como base las cifras presentadas en los soportes de contabilidad (recibo de caja, boleta de consignación, etc.) En el Registro Contable se Pueden Presentar dos Tipos de Asientos

Asiento Simple: cuando solamente se afectan dos cuentas correspondientes a un débito y a un crédito. Ejemplo: el día 1 de Septiembre, el Almacén de Electrodomésticos "El Yiyo", compra al contado, 10 cámaras fotográficas por $ 15.000.000.

En esta transacción de Compras de Mercancías al Contado, las cuentas afectadas son dos: DE MERCANCIAS, cuenta de Compras que por aumentar, se debita; y BANCOS, cuenta de Activos que por disminuir, se acredita. En forma escrita, el registro contable toma la siguiente configuración:

Asiento Compuesto: cuando en el registro se afectan más de dos cuentas, pueden ser una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras, o dos o más cuentas deudoras y una acreedora. Ejemplo: si en la compra anteriormente mencionada se paga la tercera parte al contado y las otras dos terceras partes se aceptan a crédito por 30 días.

En esta transacción de Compras de Mercancías a Crédito y al Contado, las cuentas afectadas son tres: DE MERCANCIAS, cuenta de Compras que por aumentar, se debita; PROVEEDORES, cuenta de Pasivos que por aumentar, se acredita y, BANCOS, cuenta de Activos que por disminuir, se acredita. En forma escrita, el asiento sería entonces:

Lo que en cuentas T, puede escribirse:

De lo anterior, se desprenden las siguientes dos propiedades del principio de la partida Doble:

• En todo hecho contable, la suma del valor adeudado a uno o varios elementos patrimoniales, ha de ser igual a la suma del valor abonado a otros.
• En cualquier momento, la suma del debe ha de ser igual a la suma del haber.
• En el método de la partida doble, el efecto del ejercicio contable se puede hallar de dos maneras: a) Balanza = Activo – Pasivo y, b) Resultado = Ingresos – Gastos.

LA ECUACIÓN CONTABLE

La ecuación contable se puede enunciar diciendo: "El total del Activo (A) es igual a la suma del Pasivo (P) mas el Patrimonio (Pn )"

Se llaman ACTIVOS a los recursos que posee negocio. Son ejemplos de activos el efectivo en caja, los terrenos, los edificios y los equipos de trabajo.

Son PASIVOS las obligaciones que recaen sobre estos recursos del negocio. Suele decirse que reflejan los derechos de los acreedores.

El PATRIMONIO refleja el compromiso del negocio con sus propietarios y representa el derecho o inversión de los dueños del negocio, que consiste generalmente, en sus aportaciones, más las utilidades retenidas (o perdidas), más otros tipos de superávit, como pueden ser las revaluaciones o donaciones. El Patrimonio también recibe el nombre de "Capital Contable", para designar la diferencia que resulta entre el activo y el pasivo de una empresa.

Así, llegamos a siguientes expresiones fundamentales del sistema contable:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO.

ACTIVOS + GASTOS = PASIVO + INGRESOS

VARIACION DEL PATRIMONIO = NUEVOS APORTES + UTILIDADES - RETIROS

1.5. Los Estados Financieros

La contabilidad representa la situación inicial del patrimonio de la empresa y las variaciones que éste haya experimentado a lo largo del ejercicio económico, procediendo al final a ordenar la información para calcular el beneficio o pérdida del ejercicio y para informar sobre el valor del patrimonio en ese momento. La información así obtenida se resume a una fecha o por un período determinado en unos documentos esencialmente numéricos también llamados ESTADOS CONTABLES que presentan la situación financiera de una empresa, los resultados obtenidos en un período determinado y el comportamiento del efectivo.

EL BALANCE GENERAL

El Balance General muestra la naturaleza y cantidad de todos los activos poseídos, naturaleza y cantidad del pasivo, tipo y cantidad de inversión patrimonial de los propietarios de un negocio. Tiene por objeto rendir un claro y preciso informe a las partes interesadas en la empresa sobre la situación de la misma al final de un año comercial. Los rubros del Balance General se clasifican en:

• Activos: suma de bienes, recursos y derechos que posee la empresa

• Pasivos: obligaciones o compromisos que ha adquirido la empresa hacia terceros

• Capital o patrimonio: diferencia del activo y el pasivo, representa la inversión o el aporte de socios y empresarios sobre los cuales puedan tener derecho.